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Fév 20

Evénement d’entreprise : externaliser à une agence événementielle ou gérer en interne, avantages et conseils

C’est toujours la même rengaine : qui s’occupe du séminaire, du team-building ou de la soirée de fin d’année ? Une question d’autant plus pertinente que l’événementiel n’est ni la spécialité du chef d’équipe, ni celle du DRH, ni du dirigeant, même pas du directeur marketing, lorsqu’il y en a un. Alors, arrive une tentation légitime : externaliser. C’est-à-dire confier l’intégralité de son événement à une agence, pour une prestation clé en main. Voici les pour et les contre de cette solution.

Pourquoi passer par une agence événementielle pour son événement :

  1. Vous confiez votre événement à des professionnels… de l’événementiel !

Un prestataire vous assurera ainsi un événement clé en main sans accroc. Et pour cause : son métier, c’est de penser à tous les détails auxquels vous n’auriez pas pensé (intégrer les temps de transport au planning, avertir le restaurateur des allergies et interdits alimentaires, penser au vestiaire pour la soirée, gérer la rotation des cars pour rentrer à l’hôtel…)

  1. Une parfaite connaissance des acteurs locaux.

Et il vous en fait profiter ! Une agence événementielle travaille avec une série de partenaires locaux qui ont fait leurs preuves et donnent satisfaction. Vous n’êtes donc pas mis entre les mains de n’importe qui. Toujours à l’écoute des tendances, nouveautés et ouvertures, une agence vous fera aussi bénéficier des petites pépites locales, souvent confidentielles.

  1. Un interlocuteur unique.

Une fois un brief précis livré à votre agence, celle-ci s’occupe de tout, et surtout de tous : coordonner les transporteurs, gérer l’hébergement et la restauration, s’assurer que le vidéoprojecteur et le wifi fonctionnent…  De votre côté, pour garder un œil sur tout cela, un seul numéro : celui du chef de projet qui s’occupe de votre dossier.

  1. Des programmes originaux et créatifs

Une agence s’assure bien sûr du bon fonctionnement « technique » de la manifestation, mais son rôle est aussi de vous apporter des idées et une bonne dose de créativité. En fonction de la nature de votre entreprise, de vos besoins et contraintes sur l’événement, celle-ci s’appliquera à vous faire vivre des émotions et des expériences inédites.

  1. Confiance et sérénité

Votre prestataire a pignon sur rue, plusieurs années d’existence, et affiche de nombreuses et excellentes références et témoignages clients. Vous ne partez donc pas à l’aventure ! Vous inscrivez vos pas dans ceux de centaines d’entreprises qui ont fait confiance à un prestataire et qui n’ont pas eu à le regretter.

  1. Un ou des encadrant(s) le jour J

Pour encadrer vos 100 collaborateurs, vous serez content de ne pas compter que sur vos deux jambes, vos deux bras et votre petite voix. Faire appel à un prestataire, c’est aussi faire appel à une équipe présente le jour J dans l’accompagnement et l’encadrement du groupe. Et c’est franchement rassurant !

Pourquoi ne pas externaliser l’organisation de son événement

  1. Le prix

Déléguer à un prestataire a un coût : celui du temps passé à monter et superviser votre dossier, puis à gérer et encadrer le groupe le jour J. C’est aussi le prix de la tranquillité, de la sérénité et de la créativité. Mais une bonne agence pourra aussi vous faire profiter de ses prix négociés avec ses partenaires récurrents. Mis bout à bout, le surcoût reste souvent raisonnable.

  1. Attention au brief de départ !

Quand vous organisez seul, vous pouvez toujours ajuster le tir avec les prestataires s’ils n’ont pas compris – ou si vous avez mal exprimé – vos besoins. Quand vous déléguez, il faut veiller à ce que votre brief (vos besoins, attentes et contraintes) soit le plus précis possible, car c’est à partir de ça que votre agence va tout bâtir. Un brief incomplet peut, à l’arrivée, donner un écart important entre vos souhaits et l’événement final !

  1. La connaissance de votre entreprise.

Personne ne connaît mieux que vous votre société et vos collaborateurs. Une agence fera de son mieux, mais elle pourra toujours commettre un impair involontaire. Il faudra veiller, sur ce point précis, à l’encadrer un maximum.

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